POLISI PENGURUSAN KRISIS

6. CADANGAN POLISI PENGURUSAN KRISIS

  • TUJUAN POLISI :

Menyediakan panduan pelan pengurusan krisis di universiti, perhubungan media atau orang awam serta pihak-pihak yang terlibat (stakeholders), iaitu semasa berlaku kecemasan dan keselamatan, bencana alam atau krisis untuk sebarang isu yang

berkaitan dengan universiti yang boleh memberi kesan yang negatif terhadap imej dan reputasi universiti.

  • SKOP DAN TANGGUNGJAWAB

Polisi Pengurusan Krisis ini diguna pakai kepada semua Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) dan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Krisis Universiti Tun Hussein Onn Malaysia (UTHM) yang terlibat dalam pengurusan komunikasi dan penilaian sesuatu isu krisis.

Polisi ini memberikan penekanan kepada proses pengurusan komunikasi yang cepat, betul dan tepat semasa berlakunya krisis supaya dapat memberikan impak positif kepada media, masyarakat kampus dan orang awam, sekali gus aktiviti komunikasi yang dilaksanakan akan meningkatkan imej dan reputasi universiti.

  • POLISI - PENGURUSAN KRISIS

Menyokong fungsi utama universiti, iaitu pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional dengan berteraskan aspek penyebaran maklumat dan meningkatkan persepsi positif pemegang taruh dalaman dan luaran terhadap UTHM.

Antara isu yang menjadi asas terhadap pelaksanaan Polisi Pengurusan Krisis ini adalah seperti yang berikut:

  • Status UTHM sebagai Universiti Teknikal
  • Status Swaakreditasi
  • Pengantarabangsaan
  • UTHM menjadi destinasi pilihan kepada pelajar cemerlang
  • Jaringan masyarakat dan industri
  • UTHM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan, penyelidikan dan perkhidmatan profesional dalam bidang kejuruteraan, sains dan teknologi
  • Pengurusan risiko

Mempunyai imej, identiti dan reputasi yang baik akan memberikan kesan kepada persepsi positif daripada masyarakat dan pelanggan universiti.

Selain itu, imej, identiti dan reputasi adalah penting kepada UTHM, terutamanya dalam mengekalkan statusnya sebagai salah sebuah Universiti Teknikal di Malaysia dan universiti yang berdaya saing di rantau ini.

Imej dan identiti yang ditonjolkan melalui bidang kepakaran dalam bidang tersebut telah berjaya meningkatkan pengambilan pelajar dan jaringan antarabangsa untuk mendalami bidang yang dipelopori UTHM.

Menyelaras dan mengurus aktiviti komunikasi secara efisien dan berkesan semasa berlakunya krisis adalah penting berdasarkan objektif berikut:

  • Untuk melaksanakan ‘tindakan segera’ berkenaan situasi sesuatu krisis sebelum disalahtafsirkan oleh media, masyarakat kampus dan orang awam.
  • Untuk memastikan bahawa maklumat yang diterima oleh media, masyarakat kampus dan orang awam adalah tepat dan tidak bercanggah dengan fakta sebenar sesuatu krisis.
  • Untuk meminimumkan khabar angin dan persepsi negatif terhadap imej dan reputasi universiti.
  • Untuk menilai situasi krisis dan menentukan strategi maklum balas komunikasi.
  • Untuk mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Krisis yang akan membangunkan pelan tindakan komunikasi dan membantu pelaksanaan cadangan komunikasi atau maklum balas krisis
  • Pengerusi:

    Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat)

  • Sekretariat:

    Pengarah, Pejabat Pemasaran Dan Komunikasi Korporat

  • Ahli:
      • Dekan-Dekan Fakulti
      • Penasihat Undang-Undang
      • Pengarah, Pejabat Pembangunan dan Penyenggaraan
      • Pengarah Pejabat Antarabangsa
      • Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC)
      • Pengarah Institut Kejuruteraan Integrasi ( I2E)
      • Pengerusi Majlis Pengetua
      • Pengarah Pusat Teknologi Maklumat
      • Pengarah Pusat Kesihatan Universiti
      • Ketua Keselamatan, Pejabat Pendaftar
      • Pengarah Bahagian Persekitaran, Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHE)
      • Ketua Pejabat Hal Ehwal Pelajar
      • Ketua Bahagian Sumber Manusia Pejabat Pendaftar
      • Ketua Jabatan Komunikasi Korporat, Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat
      • Timbalan Pendaftar Pusat Pengajian Siswazah
      • Pegawai Khas Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
      • Pegawai Khas Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
      • Pegawai Khas Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
  • PERANAN PEJABAT PEMASARAN KOMUNIKASI KORPORAT

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat bertanggungjawab untuk menyelaras, mengurus dan mengetuai semua aktiviti komunikasi semasa krisis. Pegawai yang akan memainkan peranan untuk melaksanakan tugas tersebut ialah:

Penolong Naib Canselor
(Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat)
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia
Tel: 07 - 453 7445
Faks: 07 - 453 6580
Pengarah
Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia
Tel: 07 – 453 3418
Faks: 07 – 453 6548
Ketua Jabatan Bahagian Komunikasi Korporat
Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korparat,
Universiti Tun Hussien Onn Malaysia
Tel : 07- 453 3453
Faks: 07 – 453 6548
Ketua, Unit Perhubungan Awam
Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat,
Universiti Tun Hussien Onn Malaysia
Tel : 07 – 453 7025
Faks: 07 – 453 6548
  • PELAN TINDAKAN SEMASA PENGURUSAN KRISIS 

Apabila berlaku sesuatu isu atau krisis, Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat (setelah mendapat persetujuan Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat) akan mengadakan mesyuarat dengan kadar ‘segera’ (selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) jam selepas berlakunya insiden atau isu) dengan Jawatankuasa Pengurusan Krisis. Jawatankuasa ini berperanan membincangkan dan membangunkan pelan tindakan komunikasi berdasarkan perkara berikut:

    • Mengenal pasti isu utama dan menyediakan maklumat lengkap insiden dan krisis (termasuk fakta, statistik, faktor perundangan dan kronologi isu jika berkaitan)
    • Menyediakan maklum balas atau cadangan penyelesaian isu serta menguruskan situasi krisis sebelum ia menjadi isu orang awam
    • Mengenal pasti audiens sama ada dalaman atau luaran (maklum balas isu atau insiden)
    • Menyediakan maklumat isu yang jelas dan komprehensif kepada media, masyarakat kampus dan orang awam (jika berkaitan, bergantung pada jenis isu)
    • Menentukan keperluan sidang media dan logistik media (jika perlu, bergantung pada jenis isu)
    • Menentukan kaedah komunikasi berkesan untuk penyebaran maklumat berkaitan isu (jika perlu, bergantung pada jenis isu dan kumpulan sasaran terlibat)
    • Menentukan aspek keselamatan yang melibatkan masyarakat kampus dan orang awam (jika berkaitan)

 

  • JURUCAKAP RASMI UNIVERSITI:

Naib Canselor Sebagai Jurucakap Utama Universiti

Walaupun universiti mempunyai Jawatankuasa Pengurusan Krisis, namun semua aktiviti komunikasi dengan media berkaitan isu atau krisis adalah di bawah tanggungjawab Ketua Pegawai Eksekutif Universiti ataupun Naib Canselor. Oleh itu, Jawatankuasa Pengurusan Krisis atau Ketua Pusat Tanggungjawab (PTj) yang mempunyai hubung kait secara terus dengan sesuatu isu atau krisis adalah bertanggungjawab secara terus dan membuat tindakan segera untuk menyampaikan sebarang maklumat berkaitan isu atau krisis berkenaan kepada Naib Canselor.

Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat) Sebagai Jurucakap Rasmi Universiti

Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat) boleh dilantik oleh Naib Canselor sebagai Jurucakap Rasmi Universiti dan diberi kuasa oleh Naib Canselor untuk menyampaikan pendirian universiti terhadap isu atau krisis yang signifikan dengan portfolio masing-masing. Bagaimanapun, sebarang maklumat yang disampaikan oleh Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat) hendaklah selari dengan pelan pengurusan krisis yang diwujudkan oleh Jawatankuasa Pengurusan Krisis.

Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat Sebagai Jurucakap Rasmi Universiti

Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat boleh dilantik oleh Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat) sebagai Jurucakap Rasmi Universiti dan diberi kuasa oleh Naib Canselor, untuk menyampaikan maklumat terhadap isu atau krisis yang berlaku di universiti. Bagaimanapun sebarang kenyataan secara bertulis atau lisan yang dikeluarkan hendaklah berunding dan mendapat persetujuan daripada Naib Canselor terlebih dahulu dan maklumat tersebut mestilah selari dengan Pelan Pengurusan Krisis yang dibangunkan oleh Jawatankuasa Pengurusan Krisis.

Staf yang bukan Jurucakap Rasmi Universiti tidak dibenarkan membuat apa-apa kenyataan, ulasan atau selainnya kepada orang awam atau media kecuali,jika diarahkan oleh Naib Canselor.

Sebagai persediaan dalam membuat perancangan untuk memperkukuh pengurusan komunikasi semasa berlaku sesuatu krisis, terdapat beberapa isu yang mempunyai peluang dan potensi menjadi krisis. Antaranya ialah:

    1. Pilihan Raya Pelajar (contoh : penamaan calon, kempen, hari mengundi dan bantahan keputusan)
    2. Kemasukan Pelajar Baharu (contoh: penipuan surat tawaran, pengurusan masa pendaftaran)
    3. Konvokesyen (contoh : pengambilan jubah, pengurusan majlis konvokesyen, kelayakan bergraduan)
    4. Penyelewengan akademik (contoh : penipuan)
    5. Rasuah dan penyalahgunaan kuasa
    6. Penahanan pelajar (contoh : dadah, mencuri, kempen pilihan raya)
    7. Plagiarisme
    8. Gangguan terhadap perkhidmatan universiti
    9. Perkhidmatan Makanan (contoh : Cafeteria)
    10. Perkhidmatan pelanggan
    11. Jenayah (contoh: rompakan, bunuh diri, pergaduhan, pembunuhan)
    12. Sabotaj dan vandalism, demonstrasi
    13. Isu silang budaya
    14. Jenayah Infrastruktur
    15. Serangan wabak

 

  • PROSEDUR PENGURUSAN KRISIS

Mendapatkan Maklumat Isu dan Sumber.

Mendapatkan maklumat isu atau insiden yang berlaku daripada PTj yang mempunyai hubung kait atau punca sesuatu isu.

Tindakan : Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat

PTj yang mempunyai hubung kait dan punca sesuatu isu

PTj berkenaan perlu mengemukakan maklumat dengan kadar segera kepada Naib Canselor dan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi

Tindakan : Ketua PTj Berkenaan

Sekiranya isu berkaitan bencana

PTj perlu menghubungi Bahagian Keselamatan, Pusat Kesihatan Universiti dan Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan dengan kadar segera

Tindakan : Ketua PTj Berkenaan

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Krisis

Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Krisis dengan kadar segera setelah mendapat persetujuan daripada Naib Canselor atau pegawai yang diberi kuasa (bergantung pada jenis isu, ahli jawatankuasa akan ditambah daripada wakil PTj atau kepakaran yang berkaitan)

Tindakan : Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat

Membangunkan Pelan Tindakan Pengurusan Krisis dan melaksanakan pelan tersebut dengan berkesan.

Antaranya:

  • Mengenal pasti jurucakap universiti
  • Maklumat ringkas isu atau insiden
  • Cadangan penyelesaian atau cadangan tindakan berkaitan insiden atau isu
  • Menyediakan kandungan penting kenyataan media
  • Menentukan saluran komunikasi dan jadual komunikasi untuk hebahan kumpulan sasaran
  • Sidang Media

Tindakan : Pengerusi Jawatankuasa Krisis

 

PTj yang akan mengendalikan secara langsung insiden atau isu krisis mestilah diberikan maklumat komprehensif supaya sebarang panggilan telefon yang dibuat oleh orang awam atau kumpulan yang berkepentingan terhadap pertanyaan isu dapat disalurkan dengan tepat.

Antara PTj tersebut ialah:

  1. Pejabat Naib Canselor
  2. Pejabat Penolong Naib Canselor (Perancangan Strategik dan Perhubungan Korporat)
  3. Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat
  4. Bahagian Keselamatan, Pejabat Pendaftar
  5. Pusat Kesihatan Universiti
  6. Pejabat Hal Ehwal Pelajar
  7. Pejabat Pengurusan Akademik

Membuat penilaian Pelan Tindakan Pengurusan Krisis

Jawatankuasa Pengurusan Krisis akan mengadakan mesyuarat selewat- lewatnya dalam tempoh dua (2) minggu selepas insiden atau isu krisis untuk melihat keberkesanan pelan tindakan dan membuat cadangan atau penambahbaikan untuk mana-mana tindakan yang dianggap sebagai tidak efisien dan kurang berkesan.

Tindakan : Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Krisis

Menyediakan Maklumat Terkini

Bagi sesetengah isu krisis atau insiden yang memerlukan pemantauan yang berterusan, Jawatankuasa Pengurusan Krisis mestilah menyediakan maklumat terkini berkenaan perkembangan isu atau insiden selepas tindakan terhadap insiden dilaksanakan. Kaedah penyampaian maklumat boleh disalurkan melalui kaedah komunikasi seperti email, laman sesawang dan berita supaya masyarakat kampus atau kumpulan berkepentingan sentiasa mendapat maklumat yang tepat dan betul berkaitan insiden atau isu.

Tindakan : Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Krisis