POLISI MEDIA

1.0 SKOP

Polisi ini terpakai kepada semua Staf UTHM.

2.0 URUS TADBIR

Lembaga Pengarah Universiti mempunyai kuasa untuk mengekalkan dan membina reputasi secara konsisten dengan strategi universiti, strategi komunikasi korporat dan polisi ini termasuk penjenamaan korporat, pemasaran, publisiti dan aktiviti penyampaian maklumat. Kuasa ini adalah sejajar dengan peruntukan di bawah Seksyen 20, Perlembagaan Universiti Tun Hussein Onn Malaysia 2010 (Perlembagaan), yang menyatakan bahawa Lembaga adalah badan yang mengelola, membuat dasar dan mengawasi universiti. Selain itu, Seksyen 20(3) Perlembagaan juga menambah lima kuasa tambahan kepada Lembaga iaitu:

  • mengadakan perancangan pengawasan yang strategik bercirikan pendidikan dan misi universiti;
  • menggalakkan pengurusan yang cekap;
  • membangunkan hubungan dengan masyarakat, sektor korporat dan industri;
  • memupuk hubungan global dan pengantarabangsaan; dan
  • memastikan pelaksanaan dan kepatuhan kepada Perlembagaan, undang- undang dan dasar-dasar Universiti.

Pekeliling Pengurusan Bilangan 5 Tahun 2017 adalah dirujuk bagi kelulusan untuk menerbitkan artikel atau bahan penerbitan iaitu bahan-bahan penyelidikan dan perkara umum lain berkaitan universiti di media massa.

3.0 JENIS KOMUNIKASI MEDIA

Perhubungan universiti dengan media boleh dikategorikan mengikut jenis komunikasi media seperti Pernyataan Awam, Pemasaran Media dan Berita, dan Komunikasi Korporat, seperti berikut:

3.1.1 PERNYATAAN AWAM

Peraturan 18(4), Jadual Kedua Akta 605 menyatakan pernyataan awam termasuklah apa-apa pernyataan atau ulasan yang dibuat kepada pihak akhbar atau orang ramai atau semasa memberikan apa-apa syarahan atau ucapan awam atau dalam apa-apa penyiaran atau penerbitan, tanpa mengambil kira caranya.

3.1.2 PEMASARAN MEDIA DAN BERITA

Pengeluaran kenyataan media, pernyataan dan bahan penerbitan promosi untuk program akademik, perkhidmatan universiti, pencapaian (termasuk pencapaian ahli akademik, staf, pelajar atau graduan), aktiviti penyelidikan, perundingan, perkhidmatan profesional, pengkomersilan, pengiklanan serta acara yang dilaksanakan oleh universiti.

3.1.3  KOMUNIKASI KORPORAT

Komunikasi berkaitan isu umum kampus atau isu yang berkaitan kontroversi atau isu yang dikategorikan sensitif atau isu yang signifikan (terutamanya pengurusan krisis komunikasi dalam universiti).

4.0 PERNYATAAN AWAM

Objektif utama universiti ialah untuk mewujudkan, mengembang dan menyebarluaskan pengetahuan kepada masyarakat. Justeru, perhubungan media dengan kakitangan universiti perlu dilaksanakan dengan konsisten, menggunakan kaedah dan cara komunikasi yang lebih profesional supaya universiti dapat menyalurkan ilmu pengetahuan kepada masyarakat terutamanya berkaitan penemuan baharu melalui aktiviti penyelidikan dengan lebih berkesan;

Kakitangan universiti perlu memahami, menghayati dan mematuhi peraturan membuat pernyataan awam dan larangan bertindak sebagai seorang penyunting, dan sebagainya, dalam mana-mana penerbitan seperti terkandung di dalam Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surjac) 2000 [Akta 605]:

Membuat Pernyataan Awam

Peraturan 18, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surjac) 2000 [Akta 605] menyatakan bahawa;

18 (1) Seseorang pegawai tidak boleh, sama ada secara lisan atau bertulis atau dengan apa-apa cara lain –

    • membuat apa-apa pernyataan awam yang boleh memudaratkan apa- apa dasar, rancangan atau keputusan badan berkanun atau kerajaan tentang apa-apa isu;
    • membuat apa-apa pernyataan awam yang boleh memalukan atau memburukkan nama badan berkanun atau kerajaan;
    • membuat apa-apa ulasan tentang kelemahan apa-apa dasar, rancangan atau keputusan badan berkanun atau kerajaan;
    • mengedarkan apa-apa pernyataan atau ulasan, samada yang dibuat olehnya atau mana-mana orang lain.

18 (2) Seseorang pegawai tidak boleh, samada secara lisan atau bertulis atau dengan apa-apa cara lain –

    • membuat apa-apa ulasan tentang kelebihan apa-apa dasar, rancangan atau keputusan badan berkanun atau kerajaan;
    • memberikan apa-apa maklumat berdasarkan fakta berhubung dengan perjalanan fungsi badan berkanun;
    • memberikan apa-apa penjelasan berkenaan dengan apa-apa peristiwa atau laporan yang melibatkan badan berkanun atau kerajaan; atau
    • menyebarkan apa-apa ulasan, maklumat atau penjelasan sedemikian sama ada yang dibuat olehnya atau mana-mana orang lain, melainkan jika kebenaran bertulis, sama ada secara am atau khusus, telah diperoleh terlebih dahulu daripada Menteri.

(3) Subperaturan (2) tidaklah terpakai bagi apa- apa ulasan, maklumat atau penjelasan yang dibuat, diberikan atau disebarkan jika kandungan ulasan, maklumat atau penjelasan itu telah diluluskan oleh Menteri.

(4) Bagi maksud peraturan ini, “pernyataan awam” termasuklah apa-apa pernyataan atau ulasan yang dibuat kepada pihak akhbar atau orang ramai atau semasa memberikan apa-apa syarahan atau ucapan awam atau dalam apa- apa penyiaran atau penerbitan, tanpa mengambil kira caranya.

4.4 Larangan Bertindak Sebagai Seorang Penyunting, Dan Sebagainya, Dalam Mana-Mana Penerbitan

Peraturan 19, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605] menyatakan;

19 Seseorang pegawai tidak boleh bertindak sebagai penyunting bagi, atau mengambil bahagian secara langsung atau tidak langsung dalam pengurusan, atau dengan apa-apa cara membuat apa-apa sumbangan kewangan atau selainnya kepada, mana-mana penerbitan, termasuk mana- mana surat khabar, majalah atau jurnal, tanpa mengambil kira cara surat khabar, majalah atau jurnal itu diterbitkan, kecuali penerbitan yang berikut:

    • penerbitan jabatan;
    • penerbitan profesional
    • penerbitan organisasi sukarela yang tidak bercorak politik; dan
    • penerbitan yang diluluskan secara bertulis oleh Ketua Pengarah bagi maksud peraturan ini.

Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605], Peraturan 18 dan 19, memperuntukan larangan yang jelas kepada pegawai awam terhadap pernyataan awam dan larangan bertindak sebagai seorang penyunting, dan sebagainya, dalam mana-mana penerbitan. Oleh itu, kakitangan universiti hendaklah bertanggungjawab terhadap pernyataan awam yang dibuat dan hendaklah memastikan pernyataan awam tersebut tidak mempunyai kepentingan peribadi, tidak bersifat diskriminasi, tidak menyentuh dasar kerajaan, tidak menyentuh dasar universiti, tidak menghina mana-mana individu, tidak menjatuhkan maruah individu atau institusi, tidak menyentuh sensitiviti mana-mana agama, adat dan budaya, dan sentiasa konsisten dengan arahan membuat pernyataan awam;

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat bertanggungjawab menyokong, menasihat dan membantu kakitangan universiti untuk berhubung secara efektif dan profesional dengan pihak media supaya pernyataan awam atau perhubungan yang dibuat dengan media tidak melanggar Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605];

5.0 PERMOHONAN MEDIA

Semua permohonan daripada pihak media untuk mendapatkan komen atau ulasan daripada kakitangan universiti, pihak media berkenaan perlu merujuk terlebih dahulu kepada Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat.

6.0 STAF DIMINTA / DIHUBUNGI UNTUK MEMBERI PERNYATAAN AWAM OLEH MEDIA

Staf universiti yang diminta oleh media untuk memberi komen atau ulasan, maka kakitangan berkenaan hendaklah berhubung dengan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat terlebih dahulu untuk mendapatkan pengesahan, dan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat akan memastikan bahawa sebarang pertanyaan atau maklum balas daripada universiti dapat diselaraskan dan dilaksanakan secara konsisten.

7.0 STAF DIMINTA MEMBERI PERNYATAAN AWAM SECARA TERUS OLEH MEDIA

Sekiranya dalam situasi tertentu (contoh: semasa majlis), staf universiti yang diminta memberi komen atau ulasan secara terus oleh pihak media, mereka hendaklah menahan diri daripada membuat sebarang pernyataan. Walaubagaimanapun, sekiranya di dalam situasi yang tidak dapat ditolak, staf universiti hanya boleh memberi maklum balas berkaitan dengan bidang kepakaran profesional mereka sahaja seperti penyelidikan, pengajaran dan perkhidmatan profesional. Bagaimanapun, komen atau ulasan atau sebarang pernyataan awam yang dikeluarkan masih tertakluk kepada Akta Badan- Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].

Para penyelidik / pensyarah yang mana dalam semua keadaan, mereka tidak boleh membuat apa-apa pernyataan tertentu kepada pihak lain berhubung hasil dan produk penyelidikan mereka sebelum mendapat pelepasan daripada Pusat Inovasi dan Pengkomersilan (ICC) untuk berbuat demikian dengan tujuan supaya tidak menjejaskan harta intelek universiti.

8.0 PERMOHONAN PEJABAT PEMASARAN DAN KOMUNIKASI KORPORAT

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat boleh meminta pandangan, ulasan atau komen daripada mana-mana kakitangan universiti untuk mendapatkan kepakaran profesional mereka dalam bidang berkaitan bagi tujuan memenuhi permintaan daripada pihak media, menganalisis isu-isu berkaitan, perkara-perkara yang berkaitan hal ehwal korporat atau penjenamaan universiti.

9.0 PEMASARAN MEDIA DAN BERITA

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat bertanggungjawab terhadap penulisan dan penyebaran berita serta bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pengurusan media untuk menyokong strategi pemasaran universiti.

Antara peranan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat selari dengan klausa 9.1, ialah menyokong promosi universiti melalui aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan iaitu:

  • mengurus dan menyediakan kenyataan media dalam laman web
  • melaksanakan rancangan promosi melalui media
  • menawarkan khidmat nasihat kepada fakulti, institut, pusat dan Pusat Tanggungjawab (PTj) yang lain terhadap isu-isu yang boleh memberi kesan terhadap imej dan reputasi PTj (isu-isu yang berpotensi mendapat liputan media)
  • memantau saluran media, menilai dan melaporkan kepada universiti terhadap bahan-bahan yang diterbitkan
  • mewujudkan perhubungan berkesan dengan pihak media tempatan dan antarabangsa
  • membantu mana-mana staf universiti mengenai kaedah menulis pandangan dan kritikan yang tepat dan berkesan
  • membantu staf universiti dalam membuat persediaan temubual bersama media termasuk memberikan latihan dan membuat pemantauan
  • menulis dan menilai kenyataan media
  • memantau prestasi dan kesan promosi melalui media terhadap universiti
  • membantu pengurusan kes kontroversi atau isu sensitif yang melibatkan media (pengurusan krisis komunikasi)

Bagi melicinkan pelaksanaan tanggungjawab dalam klausa 9.2 di atas, Naib Canselor boleh membenarkan staf universiti memberi kenyataan kepada media, atau memetik pernyataan di atas kapasiti portfolio atau kepakaran mereka, bertujuan menyokong promosi melalui media (contoh iklan) atau aktiviti pemasaran universiti. Walaubagaimanapun, kebenaran yang diberikan oleh Naib Canselor tersebut tidak akan melepaskan kakitangan universiti untuk mematuhi Peraturan 18, Jadual Kedua, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].

Ketua PTj bertanggungjawab memaklumkan kepada Naib Canselor atau Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat mengenai sebarang aktiviti termasuk aktiviti yang berpotensi menarik perhatian media yang dilaksanakan di peringkat PTj masing- masing;

Dalam membangunkan dan menyelaras promosi melalui media, Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat bertanggungjawab melaksanakan penilaian secara berterusan terhadap nilai berita universiti.

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat juga bertanggungjawab memastikan liputan media dibuat secara menyeluruh terhadap Fakulti dan Institut yang menawarkan program pengajian dan menjalankan aktiviti penyelidikan.

10.0 KOMUNIKASI KORPORAT

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat bertanggungjawab membantu Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor dan pegawai-pegawai utama universiti dengan memberikan nasihat strategik terhadap reputasi korporat dan imej universiti, termasuk menyelaras strategi komunikasi, membantu pengurusan isu-isu kritikal dan aktiviti komunikasi yang berkaitan.

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat juga bertanggungjawab membantu Naib Canselor dalam melaksanakan operasi komunikasi korporat seperti berikut:

  • merancang dan melaksanakan komunikasi korporat dan perancangan media
  • menulis kenyataan media, ucapan, dan cadangan pendapat untuk pernyataan awam
  • mengadakan temuduga dan sidang media
  • mewujudkan dan mengekalkan hubungan efektif dengan media tempatan dan antarabangsa terutamanya yang berkaitan dengan matlamat komunikasi korporat Naib Canselor
  • memantau hasil aktiviti komunikasi yang berkaitan dengan matlamat universiti
  • membantu pengurusan isu kritikal atau krisis komunikasi
  • membantu jurucakap rasmi universiti berkaitan perkara- perkara di atas.

Semasa melaksanakan pengurusan isu-isu kritikal atau krisis Komunikasi, Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat boleh mendapatkan maklumat secara terus (contoh data, laporan dan sebagainya) daripada PTj berkenaan bagi membantu persediaan pernyataan awam untuk Naib Canselor atau mana-mana Jurucakap Rasmi Universiti yang diberi kuasa oleh Naib Canselor. Semua Ketua PTj hendaklah memberi kerjasama dan memastikan maklumat yang disediakan adalah tepat, jelas dan tidak mempunyai sebarang keraguan;

Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat akan membuat semakan terlebih dahulu dan mendapatkan kelulusan daripada Pejabat Penasihat Undang-Undang mengenai apa-apa isu atau pernyataan semasa mengendalikan krisis komunikasi dalam universiti sebelum disebarkan kepada pihak media atau mana-mana pihak luar.

Ketua PTj bertanggungjawab memaklumkan kepada Naib Canselor atau Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat mengenai sebarang isu atau peristiwa yang berlaku di PTj masing-masing yang boleh menjejaskan reputasi dan kepentingan universiti.

11.0 JURUCAKAP UNIVERSITI

Naib Canselor Sebagai Jurucakap Utama Universiti

Naib Canselor merupakan Jurucakap Universiti Yang Utama terhadap perkara- perkara yang berkaitan urus tadbir, pelan strategi dan pengurusan universiti. Naib Canselor mempunyai keutamaan dalam semua komunikasi media dan boleh melaksanakan sebarang kuasa yang diperuntukan di bawah polisi ini.

Timbalan Naib Canselor Sebagai Jurucakap Rasmi Universiti

Timbalan Naib Canselor yang dilantik oleh Naib Canselor sebagai Jurucakap Rasmi Universiti dan diberi kuasa oleh Naib Canselor untuk menyampaikan pendirian universiti terhadap isu-isu korporat yang mempunyai impak terhadap universiti atau isu yang signifikan dengan portfolio masing-masing atau situasi yang berkaitan kontroversi atau isu-isu sensitif yang berlaku di dalam universiti (terutamanya yang berkaitan dengan portfolio).

Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat Sebagai Jurucakap Rasmi Universiti

Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat dilantik oleh Naib Canselor sebagai Jurucakap Rasmi Universiti dan diberi kuasa oleh Naib Canselor, untuk menyampaikan maklumat aktiviti universiti atau menyampaikan pendirian universiti terhadap isu-isu yang berkaitan kontroversi atau isu-isu sensitif yang berlaku di dalam universiti. Bagaimanapun, sebarang kenyataan secara bertulis atau lisan yang dikeluarkan hendaklah berunding dan mendapat persetujuan daripada Naib Canselor terlebih dahulu. Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat boleh memohon Timbalan Naib Canselor atau pegawai- pegawai kanan universiti untuk memberi maklumat yang berkaitan bagi mengurus isu-isu berkaitan kontroversi atau pengurusan krisis komunikasi.

Jurucakap

Naib Canselor boleh memberi kuasa sama ada secara lisan atau bertulis kepada mana-mana kakitangan universiti yang lain (contoh: Pendaftar, Dekan Fakulti, Pengarah Institut, Ketua Pejabat Hal Ehwal Pelajar) bertindak sebagai Jurucakap bagi pihak universiti terhadap isu-isu umum atau isu- isu spesifik yang berkaitan dengan portfolio masing-masing.

Perhubungan Media

Tertakluk kepada perkara di atas, Jurucakap Rasmi Universiti diberi kuasa untuk berhubung dengan media atau memberikan kenyataan media setelah mendapat nasihat daripada Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat, tanpa kelulusan lanjut daripada Naib Canselor terhadap perkara-perkara yang mana Naib Canselor telah memberi kuasa tertentu terhadap kedudukan mereka, samada secara lisan atau pun bertulis.

Sekiranya Naib Canselor tidak memberi kuasa tertentu yang berkaitan dengan kedudukan masing-masing, Jurucakap Rasmi Universiti perlu berunding dengan Naib Canselor terlebih dahulu sebelum membuat kenyataan kepada media.

Dalam kes krisis komunikasi tertentu, di mana komunikasi dengan Naib Canselor tidak dipraktikkan di bawah klausa 11.6, Jurucakap Rasmi Universiti perlu berbincang dengan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat sebelum membuat kenyataan kepada media.

Pertanyaan daripada media tentang hal ehwal korporat universiti, perlu merujuk kepada Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat terlebih dahulu. Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Korporat akan menyelaras penyebaran maklumat korporat berkaitan atau menamakan pegawai bertanggungjawab setelah berunding dengan Naib Canselor.

Semua isu atau krisis yang melibatkan perundangan, Jurucakap Rasmi Universiti atau Jurucakap Universiti perlu mendapatkan nasihat atau pandangan terlebih dahulu daripada Pejabat Penasihat Undang-Undang.

Terma rujukan terhadap Jurucakap Rasmi Universiti hanya untuk tujuan polisi ini sahaja dan jawatan ini tidak rasmi digunakan oleh mana-mana pegawai lain dalam perhubungan media melainkan diberi kelulusan oleh Naib Canselor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Naib Canselor.

12.0 PELANGGARAN POLISI

Mana-mana kakitangan universiti yang tidak mematuhi polisi ini dan memberikan kesan negatif kepada reputasi dan kepentingan universiti, maka kakitangan berkenaan boleh diambil tindakan di bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 [Akta 605].